THE・STANDARDのプロデューサー兼ディレクターの岡崎恭平です！

このイベント業界には、必ずと言っていいほど現場責任者という形で「運営ディレクター」というポジションが存在します。役割としては、実施されているイベント現場での全体的な管理が業務となります。

中でも今回は「ポップアップストア」に
フォーカスを当て、運営ディレクターのイベント実施までの考え方、行動の仕方をお伝えさせていただきます。

ポップアップストアイベントの「目的」を知る！

ポップアップストアでは、比較的短い期間限定のイベントが多くを占めます。

そのためイベント初日から良いスタートダッシュが切れる様、事前研修や情報共有の場が設ける事が多いです。

その際に、
「どんなポップアップストアなんだろう」
「どんな商材を扱うのだろう」
「どんな方がターゲット層なんだろう」
など色々な想像が膨らむかと思いますが、この気持ちが非常に大事となります。

　
まずは、どんなポップアップストアを実施するのか興味を持つようにしましょう。

そして一番重要となるのが、
ポップアップストアイベントの「目的」を知る事です。

目的の種類はポップアップストアごとに異なります。
「商材を扱い売上獲得を狙った販売目的」
「メディアやSNSを活用し拡散を目的としたPR目的」

この目的を理解する事で現場での動き方考え方が変化していくので、運営ディレクターは必ず認識しておきましょう。

事前に情報を共有するタイミングが無い場合は、事前に運営マニュアルなどを共有頂き、上記の情報を収集しておく事をオススメいたします。

現場で想定されるトラブル！重要なのは想像？

ポップアップストアに限らず、イベント事にトラブルは付き物と言われています。

中でもポップアップストアに関しては休日に実施する事が多い為、お客様の来場が平日に比べ増える傾向があります。その為、接する数も増えればトラブルも増えるのは必然。。

当然の事ですが、こちら明確にしておく事によって、「迅速な対応」そして「お客様へのより良い接客対応」に繋がるので必ず事前に話し合い、決めておきましょう。

「トラブルについて考え方で大切なのは２点」　

1.イベント運営計画の傾向と対策

よく受験勉強などで耳にする傾向と対策という言葉。イベント業界にも活用する事ができます。
この1点目とは、過去のイベント知識や過去のイベント経験を活かし、事前にトラブルが起きそうな箇所、オペレーションを明確にし、対策を打つことを指してます。

もちろん、事前に運営計画などを必死に考えていただいた企業様に対して反発するのではなく、話し合う場・話し合う時間が必要という事です。

2.現場でトラブルが起こった際のオペレーション

事前に傾向と対策を行なっても、やはり想像を超える事態は起きてしまうものです。
トラブルが起こってしまった事は仕方ないですが、大事なのは迅速な対応です。

トラブルの内容は、場所・商材・人的など様々ですが、トラブル発生時に迅速な対応を行うためにも、報連相のオペレーションは事前に決めておく事が重要です。

多くの場面で見かけるのが、まずトラブルの渦中には現場の運営スタッフが必ずと言って良いほど対面しています。
その際にスタッフが対応するのか、運営ディレクターを呼ぶのか、どういったフローで対応するのかオペレーション化しておく事が大切なのです。

事前研修のHOW TO！まずは伝える順番が大事！

そこで話す項目の順番がとても大切になります。以下の順番で伝える事を意識しましょう。
1.どんなポップアップストアなのか、目的は何か
2.扱う商材があれば商材の説明
3.実際に勤務するポジション、業務内容
4.注意事項の説明
5.質疑応答

1.まずはどんなポップアップストアなのかを話してあげましょう。
ポップアップストアのタイトル、どんな商材なのか(簡単に)、目的は○○〜といった概要でまずは十分です。
そうすることにより、どんな内容なのか外枠を知る事ができ「興味」が湧き「想像」がしやすくなります。

その後により詳細な内容、内枠に入っていきます。

2.次に、扱う商材の詳細を説明します。
(販売価格はいくら、種類はどれくらいあるのか、普段はどこで販売されているのか、など)

今までのお話しは運営ディレクター向けでしたが、「運営アシスタントディレクター」「運営スタッフ」にも事前情報を共有する必要があります。

3.そして実際に業務して頂く内容やポジションの説明です。　
広い会場によってはポジション毎に「分科会」という形式で行う事もありますが、なるべく関係ないポジショ
ンでも全員参加型で説明することをオススメします。

理由は、運営スタッフ同士での「連携」が取れやすくなるからです。
自分が行うポジションの業務は知ってるが、隣の違うポジションの業務内容は知らない。
こういったケースはよく見かけますが、

この状態だと例えば。。

お客様から運営スタッフへ質問があり、わからない内容だったので「わかりません」と答えた。
しかし、実は隣の業務を知らないポジションが担っていた質問内容だった。

知らない事だったので間違った対応だとは思いません。ただ、もし隣の業務を知っていれば、すぐ隣に案内ができた可能性があります。なるべく事前に全員への情報共有をしておきましょう。

4.最後にトラブルが起きた際のフロー説明や、その他の注意事項を伝え、

5.不明点があれば質疑応答。

といった流れが理想です。

ポップアップストアでは、運営ディレクターや運営アシスタントディレクターより、基本運営スタッフがお客様への対応を担います。
より良いポップアップストアにするには、運営スタッフができるだけ概要を理解・認識をしている事が重要です。

運営スタッフが楽しみながら業務をする為にも、伝える順序を守りできるだけ多くの情報をインプットさせてあげましょう。

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さいごに

いかがでしたでしょうか。
今回はポップアップストアでの運営ディレクターの立ち位置・本番までの考え方・行動を中心にお話ししました。

当たり前にやっている事も多いかもしれないですが、時には立ち止まり振り返る時間も必要だと思います。

弊社では、こういったポップアップストアの運営はもちろん、ポップアップストアの企画プロデュースまで一環して行っています。

勉強会も定期的に行っておりますので、お気軽にご相談ください！

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